SINCRONIZACION GLOBAL DE DATOS: EN EL CAMINO A LA EFICIENCIA TOTAL DENTRO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
Los orígenes
Desde principios de los años 60 el Intercambio Electrónico de Documentos (EDI) ha venido desarrollándose como una herramienta de vital importancia para las empresas de la mas diversa índole, desde grandes corporaciones del consumo masivo hasta la industria aduanera, pasando por bancos, la industria automotriz y de textiles. En nuestro entorno actual seria impensable para estas compañías manejar un volumen tan grande de datos como el que se genera con las ordenes de compra de una manera manual.
Al igual que se comporta cualquier sistema estructurado, el lograr las eficiencias que ofrece el EDI, requiere de una serie de prerrequisitos o mejores practicas que de no ser cumplidas pueden generar mayores costos de los que se alcanzan a recuperar con la implementación de nuevas tecnologías. Así mismo el EDI se caracteriza por ser el resultado de una serie de interacciones al interior de las compañías que se canalizan hacia los socios de negocios, en la forma de mensajes electrónicos de ordenes de compra, avisos de despacho y facturas. Por esta razón estos documentos recogen muchas de las deficiencias presentes en los procesos dentro de las compañías y en sus sistemas de información.
Hoy por hoy
Una de estas deficiencias latentes en casi todas las empresas es la falta de alineación de bases de datos, esto implica que la información que maneja un proveedor acerca de sus productos difiere de la que manejan sus clientes. A nivel de precios e información logística en general esta desinformación finalmente se ve reflejada en ordenes de compra erradas, avisos de despacho inconsistentes y en mensajes de transporte gigantescos por que deben especificar toda la información de los productos, ya que la confiabilidad en la información almacenada en los sistemas internos es mínima. Para solucionar esta deficiencia hace varios años se viene desarrollando la iniciativa de Catálogos Electrónicos o “Data Pools”, estos repositorios centrales de información se convierten en herramienta clave para lograr dicha alineación y poder minimizar los errores inherentes al manejo de información desactualizada, esta iniciativa en Colombia y otros siete países de América Latina ha sido exitosamente organizada, desarrollada e implementada por IAC y las organizaciones EAN locales.
La alineación de bases de datos ha solucionado los problemas de las compañías a nivelregional, sin embargo mirando el entorno globalizado y aprovechando las ventajas y economías que brindan adelantos tecnológicos con los que antes no se contaba, tales como una Internet segura y un lenguaje flexible como XML ha surgido una nueva iniciativa que pretende unir a todo el mundo en una gran red mundial de sincronización de datos. Esto significa que usted podrá sincronizar los datos con sus proveedores en San Francisco, utilizando para ello la misma infraestructura que usa para alinear datos con sus clientes en Medellín. A primera vista parecería irrelevante realizar dicha sincronización dado que el volumen de transacciones que se realizan a nivel internacional son mínimas comparadas con las que se realizan a nivel local, lo cual básicamente es cierto. Sin embargo cuando se piensa en sistemas centrales globales tales como el que manejan algunas multinacionales, el problema parece adquirir relevancia tanto para los industriales como para los comerciantes ya que tanto los primeros venden sus productos a multinacionales del retail como los segundos adquieren bienes de multinacionales.
Entonces como funciona la sincronización global de datos? Básicamente es un proceso en el cual los catálogos electrónicos se comunican los unos con los otros e intercambian información de los productos y servicios almacenados en cada uno de ellos, para ello usan un gran catalogo central llamado Registro Global Lógico (GLR) el cual almacena el código EAN/UCC de todos los productos registrados en catálogos de todo el mundo y donde se encuentra la información de en que catalogo se encuentra cada uno de ellos.Esto significara un registro único de un producto en un solo catalogo, evitando la codificación de productos con códigos diferentes según el país que los fabrica, aumento de los niveles de colaboración al poder integrar la información directamente con poderosos sistemas centrales que pueden procesar mayor cantidad de información a un menor costo apoyando estrategias de CPFR y generar economías de escala al centralizar los sistemas de compras en línea tales como Carrefour.net, Transora o el WWRE, solamente por mencionar algunos que ya se encuentran en proceso de implementación de la tecnología necesaria. Finalmente el GDS es un paso necesario para la implementación de nuevas tecnologías de identificación y codificación como el ePC que esta siendo rápidamente adoptado por organizaciones alrededor del mundo.
Como iniciar?
El proceso de sincronización de datos contrario a lo que se cree debe comenzar al interior de las compañías, verificando la calidad de los datos y la integración de los sistemas de información internos. Es común encontrar que aun al interior de las compañías departamentos diferentes manejan información diferente del mismo producto. Esta labor debe ser prioritaria en los proveedores, así como en la de los suscriptores dado que muchas veces no es claro el flujo de la información una vez esta es registrada en el maestro central de productos.
Una vez puesta la casa en orden, es posible iniciar la transmisión de esta información correcta hacia el catalogo central, organizada de acuerdo a como el portafolio comercial de la compañía lo demande. Una vez allí el catalogo se encargara de realizar las operaciones necesarias para que el producto quede registrado en el GLR y de sincronizar la información de las compañías que se ven afectadas por su portafolio, recibida la información el suscriptor puede decir si valida la información, o en casos avanzados de colaboración integrarla directamente a sus sistema sin necesidad de intervención humana. Así mismo aquellas compañías interesadas en productos que hallan sido definidos como públicos y disponibles en su región, podrán utilizar la infraestructura del GDS para suscribirse a sus productos e iniciar el proceso de ordenes de compra, o simplemente recibir las actualizaciones para estar al tanto de un precio o un embalaje favorable.
En definitiva...
El proceso de GDS es un paso mas en el camino para alcanzar la excelencia logística en la cadena de abastecimiento. Las compañías y organizaciones tales como EAN/UCC, OASIS y GCI están realizando esfuerzos enormes para lograr que la Sincronización Global de Datos sea una realidad palpable y disponible para todas las empresas en un corto plazo. Su compañía debe comenzar a trabajar en el tema si no lo ha hecho, si ya dio los primeros pasos continúe con sus esfuerzos que con seguridad los vera reflejados en beneficios tangibles para su organización.
Giovanni Biffi
Consultor de Informática y Tecnología IAC Colombia
Miembro del Equipo de Align en GSMP
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